Office 365 è una delle soluzioni Microsoft che sta riscontrando maggiore successo nel mercato IT.
Nata come evoluzione in cloud della suite Microsoft Office, oggi offre alle aziende possibilità sempre più integrate e sofisticate. Ne parliamo con il nostro Luca Rondanini, Cloud Platform Architect e specialista certificato in Office 365.

Nel mondo sono oltre 180 milioni gli utenti con sottoscrizione del pacchetto Office 365. Un risultato che parla da sé dell'efficacia di questa soluzione nel lavoro delle aziende. A cosa dobbiamo questo successo?

L. Al fatto che si tratta di una suite di prodotti. Con Office 365 ho tutto ciò che un tempo, con le soluzioni on-premise, era suddiviso in diversi prodotti difficilmente integrabili o comunque riconducibili a diversi provider: server di posta, intranet, workflow, gestionale, CRM e molto altro ancora.
Office 365 è ormai un prodotto indispensabile per gli ambienti di lavoro smart, dove la mobilità e la gestione personalizzata degli ambienti per ogni user sono un’esigenza e non un’opzione.


Dunque sfatiamo il mito di Office 365 come sola soluzione di posta elettronica?

L. Assolutamente sì. Per molti, Office 365 è visto come un’alternativa on cloud agli ambienti di posta elettronica on premise. Microsoft Exchange e Outlook sono, invece, solo una piccola parte delle funzionalità inglobate nella suite.
Non si tratta di sola posta elettronica, va concepito come un ambiente di collaborazione, configurabile secondo gli obiettivi che si pone l’organizzazione.
In tanti, con noi, iniziano con sottoscrizioni per Outlook e poi, una volta comprese le potenzialità dello strumento, ci chiedono nuove implementazioni per sostituire e centralizzare i tanti tool spot di cui hanno bisogno.

Perché non se ne può più fare a meno?

L. Le ragioni sono tante. Per prima cosa, trattandosi di una soluzione in cloud, il problema della connessione al server non esiste più. Su Office 365 la disponibilità di sistema è a carico di Microsoft e dei suoi data center distribuiti in tutta Europa, invece che di diversi provider, spesso non altrettanto disponibili in caso di assistenza. Questo vale per tutti i prodotti della suite, per la massima tranquillità del cliente e del Managed Service Provider.
Poi, c’è da considerare che tutti i software on premise hanno costi di manutenzione. Acquisto un prodotto oggi, ma resterà sempre legato alla versione di quel momento. Tra qualche anno occorrerà acquistare una nuova licenza e, nel frattempo, il prodotto inizierà a diventare obsoleto giorno dopo giorno. Con le soluzioni in cloud, invece, si ha sempre diritto all’ultima versione. Tant’è che, parlando di Microsoft, la versione stabile è nient’altro che una copia locale degli aggiornamenti su Office 365. In locale non investono più per aggiornamenti dedicati.
L’abbonamento a canone e la gestione personalizzata delle licenze garantisce al cliente finale un ottimo controllo sui costi. Ogni utente può avere a disposizione diverse funzionalità nell’ambito della stessa sottoscrizione enterprise, così da evitare spese dove non servono. Inoltre, la gestione delle licenze è rapida e flessibile. In quanto cloud provider, siamo spesso chiamati ad aggiungere o togliere accessi e funzioni anche in giornata.
Infine, la tracciabilità: se mando un file con un programma di invio esterno, l’azienda potrebbe non averne consapevolezza.
Usando ambienti di condivisione Microsoft, invece, posso controllare accessi e client, un aspetto molto importante per la sicurezza dei dati dell’azienda e degli utenti. Posso anche gestire centralmente una serie di avvisi e warning, ad esempio per identificare malware via posta elettronica, l’esportazione/cancellazione di dati o la presenza di cripto locker da parte di ransomware.


Parliamo di funzionalità: sono tantissime, puoi presentarci le principali?

L. Il grande vantaggio dell’ambiente di Office 365 è l’integrazione. Se impostate correttamente, le app dialogano tra di loro in tantissimi processi. Occorre pensarle “a funzione” e a come interagiranno: Exchange è la comunicazione, Sharepoint lo spazio, Flow l’intelligenza, etc.
Partiamo dalle basi: i GRUPPI Office 365 sono entità trasversali a tutte le applicazioni, fatte per gestire team di lavoro.
Nel momento in cui creo un Gruppo, determino un raggruppamento nelle e-mail, un calendar condiviso, una pagina Sharepoint per condivisione di file. Si tratta dell’entità trasversale a tutti gli strumenti per condivisione.

SHAREPOINT è lo spazio aziendale creato dall’amministratore che permette di avere una cartella di condivisione/archiviazione, mentre ONE DRIVE è da considerarsi uno spazio “personale”, non aziendale. Su Sharepoint posso creare una vera e propria intranet.
Con FLOW si possono creare workflow di approvazione documentali e workflow operativi in generale, con azioni automatiche che hanno effetto anche extra Office 365. Un’applicazione può essere, ad esempio, l’iter di creazione di un’offerta, dalla richiesta all’emissione del preventivo.
DELVE è una sorta di intelligenza artificiale che fornisce informazioni sulla base delle azioni ritenute più importanti per l’utente. Permette di vedere chi lavora su quale documento, propone per pertinenza i documenti delle persone con cui si comunica di più e fornisce analytics per il controllo delle proprie ore di lavoro.
PLANNER serve alla gestione di progetti e dei singoli task per il proprio team, una funzione integrabile con i Gruppi.
TEAMS è una delle applicazioni di maggior successo nella suite Office 365 e su cui Microsoft sta investendo tanto.
Permette di concentrare tante funzionalità in un unico cruscotto di gestione, inserendo o togliendo gli strumenti utili al proprio lavoro, incluse tutte le app disponibili di default e anche create dall’utente.
In sostanza, è una scatola vuota con tutte le features cambiabili, con tanti strumenti settabili sulla base delle necessità del tuo team.

Questo strumento di collaborazione è fruibile da mobile e da remoto e include anche le chat, tanto che Skype for Business tenderà a scomparire, in quanto le sue features sono già state inglobate a Teams.
Inoltre, ci sono i sondaggi, il Secretary Bot (un risponditore automatico che impara tramite IA come interagire con l’utente), la connessione con i social per la gestione delle notifiche, un’area per organizzare riunioni e una feature opzionale chiamata Webhook che rileva azioni compiute su un sito esterno, come ad esempio la lead generation.

Per quanto riguarda il GDPR? Si può stare tranquilli?

L. Tutto ciò che passa da Office 365 diventa automaticamente GDPR compliant. Si tratta, tra l’altro, di un metodo più semplice ed economico, rispetto a certificare il proprio ambiente. Inserire un dato all’interno di questo ambiente significa dimostrare di aver fatto il possibile per proteggerlo.
Esiste, inoltre, una dashbord dedicata a gestire la governance dei dati per la compliance col GDPR e funzionalità per il controllo delle azioni degli utenti nel rispetto delle normative sulla privacy.
In più, con PlayReady DRM (Digital Rights Management) è possibile gestire il livello di accessibilità in locale a determinati dati/documenti condivisi anche una volta scaricati su piattaforme esterne all’organizzazione, ad esempio con l’impostazione di specifiche password di accesso.


Perché Office 365 è molto amato anche dagli stessi MSP?

L. Perché è un prodotto prima di tutto completo. Occorrono competenze e certificazioni per dare al cliente ciò che gli serve, ma una volta acquisite posso davvero dare vita a un ambiente utile e funzionale.
Inoltre, nonostante le personalizzazioni, il prodotto è “passabile” da un consulente all’altro, dunque posso recepire con facilità un nuovo cliente e iniziare da subito a lavorare.
L’altro tema è l’affidabilità: con Office 365, compliance, resilienza, fruibilità e disponibilità del dato sono di responsabilità di Microsoft, che garantisce tutte le sicurezze di cui abbiamo bisogno.
Per il disaster recovery è anche possibile integrarsi con ulteriori fornitori, come Barracuda e Veeam, perché è un ambiente aperto.
Dal canto mio, il cloud mi permette anche di gestire la situazione completamente da remoto e di gestire tutte le applicazioni da un unico pannello.

Per Seven IT si tratta di un approccio adottato da tempo. Siamo stati fra i primi a passare dalla fornitura di hardware alla consulenza abbinata a soluzioni in cloud, una scelta che, numeri alla mano, ci ha premiati.
La ragione è evidente: il cliente si trova in mano un prodotto cucito su misura ma flessibile, insieme al massimo controllo su spese e sicurezza. Cosa vuoi di più da una suite?