Organizzatore PEC, il must-have per la gestione delle raccomandate digitali


05/05/2021

Organizzatore PEC, il must-have per la gestione delle raccomandate digitali

Con l'acronimo PEC (Posta Elettronica Certificata) si intende un sistema di e-mail nella quale al mittente vengono fornite notifiche di invio e avvenuta consegna dei documenti informatici che vengono spediti. Si tratta nient’altro che di una versione digitale della raccomandata con ricevuta di ritorno, ragion per cui assume valore legale, essendo certificata da una firma elettronica e da una cifratura.

Da qualche anno le comunicazioni tra imprese e pubbliche amministrazioni avvengono solo tramite PEC e, di conseguenza, la gestione e archiviazione della posta elettronica certificata è presto diventata una impellenza quotidiana e, con essa, i problemi di gestione e sicurezza che ne derivano.

Proprio per le sue implicazioni legali, l’utilizzo di software in grado di risolvere le problematiche legate al management delle PEC è diventato una questione di vitale importanza per le aziende, sia dal punto di vista dell’utilizzatore, ossia il reparto amministrativo o CFO, sia del gestore, il reparto o responsabile IT. Ed è qui che entrano in gioco i cosiddetti Organizzatori PEC.

 

 

I vantaggi nell’utilizzo di un organizzatore PEC

Gli organizzatori PEC sono software gestionali che si collocano tra gli utenti e le caselle PEC esistenti con lo scopo di fornire ai propri clienti una organizzazione semplificata delle e-mail certificate.

Ecco alcuni dei vantaggi portati dai software per la gestione delle PEC.

 

Organizzazione ottimizzata

Gli organizzatori PEC permettono un utilizzo semplice ed intuitivo della casella postale, mostrando ad ogni utente solo i documenti che gli competono e fornendo promemoria in caso di mancate letture. In questo modo la gestione PEC richiede molto meno tempo e vengono annullati i rischi di mancate letture. Il bello è che gli utenti noteranno solo un minor carico di messaggi non pertinenti e sarà il programma stesso a fargli da reminder. Non male, vero?

 

Gestione rapida e centralizzata

Tutta la gestione dell’organizzatore è centralizzata sull’admin, normalmente un consulente esterno o il responsabile IT, che può stabilire in modo autonomo le diverse funzionalità, tra cui: l’accessibilità alle caselle, le regole di smistamento delle PEC in entrata o l’automatizzazione delle risposte, per tutti, o anche singoli user e raggruppamenti.

 

Archiviazione estesa e da remoto

I migliori organizzatori PEC si basano sul cloud per fornire anche la forma più sicura e scalabile di archiviazione della posta elettronica certificata. In questo modo viene superato qualsiasi limite di memorizzazione ed accessibilità dei documenti aziendali, garantendone la reperibilità in ogni momento. Oltre a essere la legislatura vigente a chiederlo, sai meglio di noi che in caso di contenzioso non ci possono essere errori o falle nel sistema.

 

Sicurezza e controllo degli accessi

Un buon organizzatore PEC deve sempre fornire ai propri utenti dei protocolli di sicurezza per evitare qualsiasi accesso indesiderato ai documenti aziendali. Attraverso sistemi di autorizzazione centralizzati, registrazione delle attività e controllo dei dati si ha sempre la certezza che i propri dati siano al sicuro. Non solo dall’esterno, dove malware di ogni tipo mettono continuamente a repentaglio la sicurezza delle organizzazioni, ma anche dalle azioni (più o meno volontarie) degli user aziendali, le cui azioni vengono tracciate e possono essere controllate in ogni momento. E la famosa PEC persa diventerà in ricordo lontano.

 

 

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