Salesforce: le migliori automations per il 2021


03/06/2021

Salesforce: le migliori automations per il 2021

Abbiamo già parlato di come Salesforce sia CRM aziendale numero uno al mondo, in grado di centralizzare diversi processi e di consentire un notevole risparmio di tempo, se utilizzato nel modo giusto. 

Gli automation process di Salesforce possono infatti aiutare le organizzazioni a velocizzare i processi ripetitivi, aumentare l’efficienza e, di conseguenza, generare un risparmio di tempo e risorse. Inoltre, queste automazioni possono essere create una volta sola e riutilizzate in tutti i reparti con funzioni aziendali affini. 

Eppure, c’è spesso confusione su quali strumenti funzionino meglio per una particolare procedura e talvolta diventa più semplice trascurare alcune funzionalità per fare le cose “come sono sempre state fatte”, nonostante le inefficienze siano risolvibili. Comprendere le principali automazioni disponibili in Salesforce è quindi il primo passo per migliorare questo problema comune, consentendo ai propri collaboratori di concentrarsi su compiti più importanti, piuttosto che bloccarsi su lavori ripetitivi. 

 

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A questo proposito, ci sono tre processi di automazione principali da conoscere e utilizzare: Workflow Rules, Process Builder e il più recente Salesforce Flow. 

 

Workflow Rules 

La prima delle automations di Salesforce è anche la più intuitiva da capire. Le Workflow Rules sono molto simili alle istruzioni “if” e “then” che vengono usate nei linguaggi di programmazione, ovvero: se un record viene modificato, allora le Workflow Rules decidono quale azione preimpostata debba essere intrapresa successivamente. 

Si tratta di uno strumento particolarmente efficiente nei processi ed eventi aziendali interni. Queste regole possono includere un avviso e-mail e possono essere basate anche sul tempo. Ad esempio, se una spedizione supera la data di consegna, la Workflow Rules automatizzata può aggiornare il campo “data di spedizione” inserendo il valore “ritardo” e contemporaneamente avvisare il gestore interessato della latenza. 

Con questa funzionalità, qualsiasi record che deve essere aggiornato manualmente e ripetutamente può essere automatizzato con le Workflow Rules. Tuttavia, la semplicità di queste regole è anche il loro svantaggio principale: molti processi hanno un numero elevato di dinamiche causa-effetto che devono essere tenute in considerazione se un record viene modificato. Di conseguenza, è fondamentale effettuare una buona preimpostazione delle Workflow Rules. 

 

Process Builder 

Differentemente rispetto alle Workflow Rules, la funzione Process Builder consente agli utenti di creare una serie più concreta di azioni da intraprendere dopo un determinato evento. Piuttosto che costruire diverse regole automatizzate, gli utenti creano un unico processo che può tenere conto di una varietà di situazioni potenziali. 

In sintesi, il Process Builder fa tutto ciò che possono fare le Workflow Rules, ma in maniera più ottimizzata. 

Con questo strumento un unico processo può anche coinvolgere differenti parti interessate e azioni. Ad esempio, se un cliente aggiorna il proprio pacchetto servizi, un singolo processo può: creare un nuovo contratto, inviare un messaggio via chat al gestore dell’account, inviare un'e-mail al responsabile vendite e impostare un promemoria per informare il cliente tre giorni dopo l’aggiornamento. 

 

Flow Builder 

La funzionalità Flow Builder può a sua volta essere considerata un'evoluzione del Process Builder con qualche funzionalità aggiuntiva. 

Innanzitutto, Flow Builder è in grado di prendere i dati di un cliente e utilizzarli per creare processi automatizzati ed interattivi. Gli strumenti esposti finora erano tutti focalizzati sui processi interni, perché sia le Workflow Rules che il Process Builder sono stati progettati per questo.  

I Flows possono essere attivati quando un utente clicca su un pulsante del tuo sito web oppure quando inizia un tutorial guidato. Flow Builder include diversi modelli e componenti out-of-the-box come caselle di testo o finestre per l’upload di file per facilitare le costruzioni di questi tipi di guide, così come altre interazioni on-page basate sugli input dell’utente. Inoltre, le varie automazioni possono essere attivate a seconda della posizione del cliente nel percorso d’acquisto, il valore del cliente o una varietà di altri dati input che influenzano le loro interazioni con le risorse. 

Anche quando si tratta di funzioni interne, i Flows possono aggiungere più funzionalità rispetto ai processi. I record normalmente non possono essere cancellati nei processi ma questo può essere fatto nei flussi. Se un cliente annulla il contratto, il Process Builder può inviare un avviso ad un membro del team per informarlo che il record deve essere cancellato senza, tuttavia, gestire la cancellazione stessa. Invece, con il Flow Builder è possibile fare questo e molto altro premendo semplicemente un pulsante. 

 

L’automation giusta per il giusto risultato 

Visto che il Flow Builder è la più completa delle automazioni può sembrare il miglior tool da utilizzare in qualsiasi caso. Tuttavia, questo strumento è molto più complesso rispetto agli altri due che, con una portata minore, sono indubbiamente più semplici da integrare. Quando si gestisce un processo che è esclusivamente interno e non richiede una cancellazione dei record un’automazione a flussi è un overkill, mentre il Process Builder può essere un'opzione migliore. 

Per tutto il resto e in particolare per l’automazione di processi esterni il Flow Builder raggiunge il massimo dell’efficienza. I processi workflow sono abbastanza inconcludenti in questo caso e la stessa Salesforce consiglia di utilizzare Process Builder piuttosto che le Workflow rules nel 2021. 

Sia Process Builder sia Flow Builder sono costantemente aggiornati in quanto parte del pacchetto Salesforce Flow, per fornire maggiori funzionalità agli utenti. Implementando questi strumenti, le aziende creano automazioni che possono essere applicate e riutilizzate in svariati casi, creando un sistema articolato che si concentra sulla riduzione degli interventi manuali. 

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