Torna l’Intranet con un nuovo obiettivo: unire persona, azienda e smart working


30/06/2021

Torna l’Intranet con un nuovo obiettivo: unire persona, azienda e smart working

Sembra ormai chiaro che l’hybrid workplace, il metodo di lavoro che crea un punto di incontro tra smart working e on-site, ci farà compagnia ancora per molto. Questo perché la via di mezzo tra i due stili lavorativi porta numerosi vantaggi che i lavoratori di tutto il mondo sembrano apprezzare. 

Secondo un sondaggio di Deloitte, infatti, oltre il 42% dei dipendenti vorrebbe lavorare in modalità ibrida. Questo dato è molto interessante, soprattutto se si pensa che nell’anno precedente lo smart working era stato attivato principalmente per necessità, ma ad oggi sembra essere qualcosa dalla quale i lavoratori non vogliono ancora staccarsi, o quantomeno non completamente. 

 

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Tuttavia, creare uno spazio di lavoro smart che sia inclusivo, facilmente accessibile da tutti e sempre al passo con l’evoluzione degli strumenti digitali non è cosa semplice. Senza un luogo fisico che forma una cultura aziendale di convivenza e collaborazione, diventa difficile mantenere l’unità tra collaboratori sparsi per il mondo e che comunicano tra loro principalmente tramite chat e videochiamate.  

Per le aziende più preparate, la soluzione a questo problema è stata l’intranet, ovvero una rete aziendale interna e privata nella quale i colleghi possono comunicare tra loro nelle maniere più disparate e su argomenti non necessariamente lavorativi. 

 

Potrebbe sembrare qualcosa di superfluo, ma non è affatto così. In un'era in cui il lavoro è soprattutto digitale servono strumenti compatibili con questa realtà, che possano mantenere la coesione aziendale. 

Ma quali sono le caratteristiche della intranet che la hanno resa uno strumento così fondamentale per le aziende in hybrid workplace?  

 

Intranet come soluzione 

Come abbiamo detto, il modo di lavorare oggi come oggi è sempre più ibrido, sulla linea di confine (spesso sempre meno marcata) tra lavoro in ufficio e a casa. Se questa modalità da un lato offre incredibili vantaggi in termini di efficienza e comodità, dall’altro ha anche i suoi aspetti negativi, primo tra tutti la difficoltà nel creare una cultura aziendale forte ed unita 

Proprio per questo, molte aziende nell’ultimo anno si sono organizzate utilizzando la buona “vecchia” intranet. Il concetto, infatti, è tutt’altro che nuovo, ma il suo restyling tecnologico, strategico e grafico ha permesso di renderla davvero il cuore pulsante della cultura interna e del senso di comunità tra i dipendenti. Con l’utilizzo della rete aziendale interna i colleghi possono trovare uno spazio dove condividere la propria esperienza lavorativa e non solo, finalmente in modo smart, integrato ed accattivante. Quindi non importa dove o in che momento stiano lavorando, sarà più semplice sentirsi parte dell’azienda. 

 

I must di una intranet aziendale 

Un grosso contributo l’ha dato la diffusione delle piattaforme cloud come Microsoft 365 e del suo spazio di archiviazione e collaborazione SharePoint, che ha tutti i vantaggi tipici delle soluzioni M365, ma soprattutto è 100% customizzabile. Per capire come procedere, ecco alcune caratteristiche chiave da prendere in considerazione se si vuole organizzare una rete interna per i propri collaboratori: 

  • Personalizzazione ad hoc: l’intranet dev’essere parte integrante dell'azienda già dalla prima occhiata. Personalizzarne i modelli e l’interfaccia è un aspetto fondamentale per trasmettere da subito identità e valori condivisi in tutta l’organizzazione. 
  • Scalabilità e ridimensionamento facile: la intranet e i suoi contenuti, per restare coinvolgenti, cambieranno spesso. Per questo è importante avere un piano condiviso e le accessibilità correttamente impostate per permettere al team di lavoro interno o esterno di aggiornarlo e modificarlo come e quando serve. Perché l’esperienza dei dipendenti deve cambiare ed evolversi di pari passo con il business, senza intoppi o errori. 
  • Luoghi di socializzazione: le aree della intranet in cui i dipendenti possono comunicare liberamente e rafforzare i propri legami sono tra gli aspetti più importanti. In ogni caso, è cosa buona e giusta dare sempre la possibilità di scegliere come e se utilizzare la rete interna per socializzare, e comunque scegliere a monte cosa gli utenti possono fare in tal senso. 
  • Integrazione multimediale: la personalizzazione attraverso parti web e widget è un altro aspetto da non sottovalutare. Inserire contenuti multimediali o feed dei social può rivelarsi una scelta vincente per comunicare in tempo reale con i propri dipendenti. 
  • Accesso per tutti a 360°: la intranet è per definizione all-inclusive. Certo, si tratta di una rete destinata a pochi utenti, ma tutti i dipendenti devono avere la possibilità di accedervi in qualunque momento, da qualunque luogo e tramite qualunque dispositivo. 
  • Sicurezza e conformità: per ovvie ragioni è fondamentale garantire che i dati aziendali e degli utenti siano memorizzati e gestiti tramite un servizio di cloud affidabile, come Microsoft 365. 

 

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